Software de inventario de equipos: cómo elegirlo

Cuando en la oficina hay más de veinte ordenadores, una hoja de Excel ya no sigue el ritmo de la realidad y hace falta un software de inventario de equipos. Hay mucho donde elegir: desde programas gratuitos que se instalan en un servidor propio hasta servicios en la nube. Veamos en qué fijarse y cómo probar un programa en un solo día, antes de comprarlo.

Qué debe hacer el programa

Recoger los datos por sí solo: procesador, memoria, discos, sistema operativo, programas, números de serie.
Actualizarlos sin recorrer los despachos, también en portátiles fuera de la oficina.
Guardar un historial de cambios: qué pieza se cambió, por cuál y cuándo.
Ofrecer informes listos y exportación a CSV o Excel.
Funcionar en todos sus sistemas: Windows, macOS, Linux.
Separar permisos: el contable consulta, el administrador modifica.

Sección «Hardware» en HWKeeper: evento «Módulo de memoria sustituido» en el equipo SALES-01, número de serie antiguo y nuevo, ticket creado automáticamente — datos de demostraciónHistorial de cambios de hardware. En el equipo SALES-01 se sustituyó un módulo de memoria: se ven el número de serie antiguo y el nuevo, y el ticket de revisión se creó automáticamente.

Agente o escáner de red

El escáner recorre la red y ve lo que está encendido en ese momento. El agente es un pequeño servicio en cada equipo que envía los datos por sí mismo. Para un inventario preciso hace falta un agente: el escáner no ve los equipos apagados ni los portátiles fuera de la oficina. Una comparación detallada de los métodos está en el artículo «Inventario de equipos informáticos en la empresa».

Servidor propio o nube

Dónde guardar los datos del inventario

Servidor propio

los datos no salen de la empresa

funciona sin internet

hay que comprar o reservar un servidor

actualizaciones, copias de seguridad y protección corren de su cuenta

Conviene si tiene administrador propio y la obligación de mantener los datos dentro

Servicio en la nube

no hay que instalar nada salvo los agentes

el proveedor se ocupa de actualizaciones y copias de seguridad

se abre desde el navegador en cualquier lugar

los datos los guarda el proveedor: pregunte dónde y cómo se protegen

Conviene si necesita empezar rápido y sin servidor propio

ventajaa comprobarinconveniente

Cuánto costará

Además del precio de la licencia, cuente el servidor (si es propio), las horas del administrador para instalarlo y mantenerlo, y la formación del personal. Un programa gratuito que lleva una semana de configuración manual puede salir más caro que uno de pago. Pregunte también cómo se calcula el precio: por equipo, por usuario o por servidor, y cuánto costará cuando el parque se duplique.

Pruébelo en un día

Instale el programa en 5–10 equipos de distintos departamentos y responda a estas preguntas:

¿Cuánto tardaron en llegar los primeros datos?
¿Coincide la configuración con lo que hay realmente instalado?
¿Se nota si se cambia una pieza o alguien se lleva el portátil a casa?
¿Sale el informe que necesita sin retoques manuales?
¿Se pueden exportar todos los datos si decide cambiar de programa?

Prueba en un día

Mañana

Instalación

Agente en 5–10 PC de distintos departamentos, incluidos un par de portátiles.

Mediodía

Comprobación

¿Coinciden con la realidad el modelo, la memoria, los discos y los números de serie?

Tarde

Cambio

Cambie una pieza o desconecte un portátil. ¿Lo ha detectado el programa?

Final del día

Informe y exportación

El informe necesario se genera solo y los datos se exportan completos.

Compruebe HWKeeper con esta lista

HWKeeper es un servicio de inventario en la nube. Hay agentes para Windows, macOS, Linux y Android. Si se cambia o desaparece una pieza, queda en el historial y se crea un ticket al momento. Incluye 180 informes listos con exportación a CSV, y el acceso se divide en tres roles: Observador, Gestor y Administrador. Gratis hasta 50 equipos.

Empezar gratis

Sección «Informes» en HWKeeper: 180 informes por categorías para dirección, TI, contabilidad, auditoría y compras — datos de demostración180 informes listos, ordenados por destinatario: dirección, TI, contabilidad, auditoría, compras. Cada uno se exporta a CSV.

Ajustes de HWKeeper: usuarios y roles — Administrador, Observador, Gestor — datos de demostraciónUsuarios y roles. Contable jefe lo ve todo, pero no cambia nada; Administrador de sistemas añade y modifica, pero no elimina.

Página de instalación del agente de HWKeeper: Windows, macOS, Linux, Android — **Instalación del agente** en Windows, macOS, Linux y Android. Una sola clave para todos los equipos de la empresa.

Texto preparado por el equipo de HWKeeper con ayuda de herramientas de IA; una persona verificó los datos. Capturas: panel real con datos de demostración.

Software de inventario de equipos informáticos: cómo elegirlo