Inventarisierungssoftware für PCs richtig auswählen

Ab etwa zwanzig Rechnern im Büro kommt eine Excel-Tabelle mit der Realität nicht mehr mit, und eine Inventarisierungssoftware muss her. Die Auswahl ist groß: von kostenlosen Programmen für den eigenen Server bis zu Cloud-Diensten. Hier steht, worauf Sie achten sollten und wie Sie ein Programm vor dem Kauf an einem Tag testen.

Was die Software können muss

Daten selbst erfassen: Prozessor, Arbeitsspeicher, Laufwerke, Betriebssystem, Software, Seriennummern.
Sie ohne Rundgang durch die Büros aktualisieren, auch von Laptops außerhalb des Büros.
Eine Änderungshistorie führen: welches Teil wann durch welches ersetzt wurde.
Fertige Berichte liefern und nach CSV oder Excel exportieren.
Auf allen Ihren Systemen laufen: Windows, macOS, Linux.
Zugriffsrechte trennen: Die Buchhaltung sieht nur, der Administrator ändert.

Bereich „Hardware“ in HWKeeper: Ereignis „Speichermodul ersetzt“ auf SALES-01, alte und neue Seriennummer, automatisch erstelltes Ticket — DemodatenHardware-Änderungshistorie. In SALES-01 wurde ein Speichermodul getauscht: Alte und neue Seriennummer sind zu sehen, und das Prüfticket wurde automatisch erstellt.

Agent oder Netzwerkscanner

Ein Scanner durchsucht das Netz und sieht, was gerade eingeschaltet ist. Ein Agent ist ein kleiner Dienst auf jedem Rechner, der die Daten selbst sendet. Für eine genaue Inventarisierung brauchen Sie einen Agenten: Der Scanner übersieht ausgeschaltete Rechner und Laptops außerhalb des Büros. Einen ausführlichen Vergleich der Methoden finden Sie im Artikel „PC-Inventarisierung im Unternehmen“.

Eigener Server oder Cloud

Wo die Inventardaten liegen

Eigener Server

Daten verlassen das Unternehmen nicht

funktioniert ohne Internet

Server muss gekauft oder bereitgestellt werden

Updates, Backups und Absicherung liegen bei Ihnen

Passt, wenn Sie einen eigenen Admin haben und die Daten im Haus bleiben müssen

Cloud-Dienst

außer den Agenten muss nichts installiert werden

Updates und Backups übernimmt der Anbieter

läuft im Browser, von überall

Daten liegen beim Anbieter: klären Sie, wo und wie sie geschützt sind

Passt, wenn Sie schnell und ohne eigenen Server starten wollen

VorteilklärenNachteil

Was es kostet

Neben dem Lizenzpreis zählen der Server (bei eigenem Betrieb), die Zeit des Administrators für Installation und Pflege sowie die Schulung der Mitarbeiter. Ein kostenloses Programm, das eine Woche lang von Hand eingerichtet wird, kann teurer werden als ein kostenpflichtiges. Klären Sie auch, wie abgerechnet wird: pro Rechner, pro Benutzer oder pro Server, und was es kostet, wenn sich der Bestand verdoppelt.

An einem Tag testen

Installieren Sie das Programm auf 5–10 Rechnern aus verschiedenen Abteilungen und beantworten Sie diese Fragen:

Wie lange hat es bis zu den ersten Daten gedauert?
Stimmt die Konfiguration mit dem überein, was tatsächlich verbaut ist?
Fällt es auf, wenn ein Teil getauscht oder ein Laptop mit nach Hause genommen wird?
Bekommen Sie den benötigten Bericht ohne Nacharbeit von Hand?
Lassen sich alle Daten exportieren, falls Sie wechseln wollen?

Testlauf an einem Tag

Morgens

Installation

Agent auf 5–10 PCs aus verschiedenen Abteilungen, darunter ein paar Laptops.

Mittags

Abgleich

Stimmen Modell, Arbeitsspeicher, Laufwerke und Seriennummern mit der Realität überein?

Nachmittags

Änderung

Tauschen Sie ein Teil oder trennen Sie einen Laptop. Hat das Programm es bemerkt?

Abends

Bericht und Export

Der benötigte Bericht entsteht von selbst, die Daten lassen sich vollständig exportieren.

Prüfen Sie HWKeeper anhand dieser Liste

HWKeeper ist ein Cloud-Dienst für die Inventarisierung. Agenten gibt es für Windows, macOS, Linux und Android. Wird ein Teil getauscht oder fehlt es, landet das in der Historie, und sofort wird ein Ticket erstellt. Es gibt 180 fertige Berichte mit CSV-Export, und der Zugriff ist in drei Rollen aufgeteilt: Betrachter, Manager und Administrator. Bis 50 Rechner kostenlos.

Kostenlos starten

Bereich „Berichte“ in HWKeeper: 180 Berichte in Kategorien für Geschäftsführung, IT, Buchhaltung, Audit und Einkauf — Demodaten180 fertige Berichte, sortiert nach Zielgruppe: Geschäftsführung, IT, Buchhaltung, Audit, Einkauf. Jeder lässt sich als CSV exportieren.

HWKeeper-Einstellungen: Benutzer und Rollen — Administrator, Betrachter, Manager — DemodatenBenutzer und Rollen. Buchhaltung sieht alles, ändert aber nichts; IT-Administrator fügt hinzu und ändert, löscht aber nicht.

Seite zur Agent-Installation in HWKeeper: Windows, macOS, Linux, Android — **Agent-Installation** unter Windows, macOS, Linux und Android. Ein Schlüssel für alle Rechner im Unternehmen.

Verfasst vom HWKeeper-Team mit Unterstützung von KI-Sprachwerkzeugen; die Fakten hat ein Mensch geprüft. Screenshots: echtes Dashboard mit Demodaten.

Inventarisierungssoftware für PCs: So treffen Sie die richtige Wahl