Инвентаризация компьютеров в организации: пошаговый гайд для офиса на 10–300 ПК

Пока компьютеров десять, их помнят наизусть. Когда офис растёт, простые вопросы остаются без ответа: сколько машин ещё на Windows 10, где стоит старый HDD, у кого 4 ГБ памяти, какой ноутбук числится за уволенным сотрудником. Инвентаризация отвечает на них за минуты, если провести её правильно и не дать данным устареть.

Зачем она нужна

• Бюджет. Видно, что менять в этом году, а что прослужит ещё.
• Безопасность. Сразу находятся машины без обновлений, шифрования и антивируса.
• Сохранность. Заметно, если техника пропала или в ней сменились детали.
• Обновления. Понятно, какие ПК не потянут новую версию Windows.

Что записать о каждом компьютере

Минимум: имя и инвентарный номер, кабинет и сотрудник, модель, процессор, объём памяти, диски (тип и размер), версия ОС, серийный номер, дата покупки и гарантия. Бухгалтерия считает основные средства по своим правилам, а ИТ-отделу нужна конфигурация: по строке «системный блок» не понять, пора ли его менять.

Три способа

Таблица в Excel. Бесплатно, но каждую машину обходят вручную, а таблица устаревает в день заполнения. Годится, если компьютеров меньше двадцати.

Сканирование сети. Находит всё, что включено, но без учётных данных видит немного. Выключенные машины и ноутбуки вне офиса пропускает.

Агент на каждом ПК. Небольшая служба сама собирает конфигурацию и присылает изменения. Настраивается один раз, данные свежие, в том числе с ноутбуков вне офиса.

План на неделю

Для офиса до 300 компьютеров хватает одной рабочей недели.

Как не дать учёту устареть

Инвентаризация раз в год фиксирует картину одного дня. Память переставили, диск заменили, ноутбук уехал в филиал, и через месяц таблица уже неточна. Держать данные свежими помогает автоматический сбор: конфигурация обновляется сама, а каждое изменение попадает в историю.

Частые ошибки

• Пишут «системный блок» без модели и серийного номера.
• Забывают ноутбуки, которые редко бывают в офисе.
• Не указывают, за кем числится техника.
• Проводят один раз и больше не обновляют.