Şirkette bilgisayar envanteri: 10–300 bilgisayarlık ofis için adım adım rehber

Bilgisayar sayısı ondayken hepsi akılda kalır. Ofis büyüdükçe basit sorular cevapsız kalmaya başlar: kaç makine hâlâ Windows 10'da, eski HDD hangisinde, kimde 4 GB bellek var, işten ayrılan çalışanın üzerinde hangi dizüstü görünüyor. Doğru yapılır ve veriler eskimeye bırakılmazsa bilgisayar envanteri bu soruları dakikalar içinde yanıtlar.

Bilgisayar envanteri neden gerekli

• Bütçe. Bu yıl neyin değişeceği, neyin biraz daha dayanacağı görülür.
• Güvenlik. Güncellemesi, şifrelemesi ve antivirüsü olmayan makineler hemen bulunur.
• Kayıp takibi. Bir cihaz kaybolursa ya da içindeki parçalar değişirse fark edilir.
• Güncellemeler. Hangi bilgisayarların Windows'un yeni sürümünü kaldıramayacağı anlaşılır.

Her bilgisayar için ne kaydedilmeli

En azından: bilgisayar adı ve demirbaş numarası, oda ve çalışan, model, işlemci, bellek miktarı, diskler (tür ve boyut), işletim sistemi sürümü, seri numarası, satın alma tarihi ve garanti. Muhasebe duran varlıkları kendi kurallarına göre izler, BT ekibinin ise yapılandırmaya ihtiyacı vardır: “kasa” yazan bir satırdan makinenin değiştirilme vaktinin gelip gelmediği anlaşılmaz.

Üç yöntem

Excel tablosu. Ücretsizdir, ama her makineyi elle tek tek dolaşmak gerekir ve tablo doldurulduğu gün eskir. Bilgisayar sayısı yirmiden azsa işe yarar.

Ağ taraması. Açık olan her şeyi bulur, ama kimlik bilgileri olmadan pek az şey görür. Kapalı makineleri ve ofis dışındaki dizüstüleri atlar.

Her bilgisayarda bir ajan. Küçük bir hizmet yapılandırmayı kendisi toplar ve değişiklikleri gönderir. Bir kez kurulur, veriler günceldir; ofis dışındaki dizüstülerden gelenler de.

Bir haftalık plan

300 bilgisayara kadar bir ofis için bir iş haftası yeter.

Kayıtlar nasıl güncel tutulur

Yılda bir yapılan envanter tek bir günün fotoğrafını çeker. Bellek başka makineye takılır, disk değişir, dizüstü şubeye gider ve bir ay sonra tablo artık doğru değildir. Verileri güncel tutmanın yolu otomatik toplamadır: yapılandırma kendiliğinden güncellenir, her değişiklik geçmişe kaydedilir.

Sık yapılan hatalar

• Model ve seri numarası olmadan yalnızca “kasa” yazmak.
• Ofise nadiren gelen dizüstüleri unutmak.
• Cihazın kime zimmetli olduğunu yazmamak.
• Bir kez yapıp bir daha güncellememek.