Inventário de computadores na empresa: guia passo a passo para escritórios de 10 a 300 PCs

Com dez computadores, dá para lembrar de todos de cabeça. Quando o escritório cresce, perguntas simples ficam sem resposta: quantas máquinas ainda estão no Windows 10, onde ainda tem um HD antigo, quem tem só 4 GB de memória, qual notebook ainda está no nome de um funcionário que já saiu. O inventário de computadores responde a isso em minutos, desde que seja bem feito e os dados não fiquem desatualizados.

Para que serve o inventário de computadores

• Orçamento. Fica claro o que trocar este ano e o que ainda aguenta mais tempo.
• Segurança. As máquinas sem atualizações, sem criptografia e sem antivírus aparecem na hora.
• Controle do patrimônio. Dá para notar se um equipamento sumiu ou se trocaram peças dele.
• Atualizações. Você sabe quais PCs não vão rodar a nova versão do Windows.

O que registrar de cada computador

O mínimo: nome e número de patrimônio, sala e funcionário, modelo, processador, quantidade de memória, discos (tipo e tamanho), versão do sistema operacional, número de série, data de compra e garantia. A contabilidade controla o ativo imobilizado com as regras dela, mas a TI precisa da configuração: pela linha "gabinete" não dá para saber se já está na hora de trocar.

Três formas de fazer

Planilha no Excel. É de graça, mas é preciso passar em cada máquina manualmente, e a planilha fica desatualizada no mesmo dia em que é preenchida. Serve se houver menos de vinte computadores.

Varredura da rede. Encontra tudo o que está ligado, mas sem credenciais enxerga pouca coisa. Deixa passar máquinas desligadas e notebooks fora do escritório.

Agente em cada PC. Um pequeno serviço coleta a configuração sozinho e envia as mudanças. Configura uma vez só, os dados ficam sempre atualizados, inclusive os dos notebooks fora do escritório.

Plano para uma semana

Para um escritório com até 300 computadores, uma semana de trabalho é suficiente.

Como manter o inventário atualizado

Um inventário feito uma vez por ano registra a situação de um único dia. Alguém muda um pente de memória de lugar, troca um disco, um notebook vai para a filial, e um mês depois a planilha já não está correta. A coleta automática mantém os dados em dia: a configuração se atualiza sozinha e cada mudança entra no histórico.

Erros comuns

• Anotar "gabinete" sem modelo e sem número de série.
• Esquecer os notebooks que quase nunca estão no escritório.
• Não registrar com quem está cada equipamento.
• Fazer o inventário uma vez e nunca mais atualizar.